Ordning och reda på varje dokument

 

I en processtyrd dokumenthantering vägleds användaren genom hela projektprocessen. Rätt dokument finns på rätt plats och det blir en riktig EzyFlex upplevelse:

  • Användaren vägleds och får rätt dokument, mall, checklista eller instruktion i varje del av projektprocessen.
  • Minimalt med tid går åt till att leta dokument eller för all del fylla i dem. EzyFlex kan till och med hjälpa till med det!
  • Tryggheten för användaren ökar.
  • Enkelt för en kollega att få insyn i eller ta över när alla gör på samma sätt.

 

Fördelarna för ledningen är uppenbara:

  • När det blir enkelt för användaren och rätt dokument kommer i rätt delprocess så ökar kvaliteten. Det blir helt enkelt svårt att göra fel!
  • EzyFlex kan bli en stor del av ditt ledningssystem i verksamheten.
  • Att jobba på distans med kontor över hela landet, organisationsförändringar eller förvärva av ett annat bolag blir så mycket enklare när den webbaserade processtyrda dokumenthanteringen ligger i botten.
  • Du kan enkelt arbeta med kvalitetsmål som processefterlevnad.
  • Din administratör av systemet underhåller enkelt systemet med rätt dokument i rätt process.

 

Så enkelt skapar du dokument för din process

I funktionen Config skapar du mallar, checklistor, rutiner etc. Ladda upp ett befintligt dokument eller skriv direkt i ett formulär och publicera dem i rätt målmapp i din process. Alla dokument har giltighetstid och ansvarig person. Varje dokument i processen kan ges egenskaper som t. ex att de ska godkännas av chef.

 

Om du vill fortsätta att arbeta med Utforskaren

Det kan finnas skäl till att fortsätta använda ditt filsystem i Utforskaren i kombination med EzyFlex. Det går alldeles utmärkt då filsystemet speglas i EzyFlex. Vår erfarenhet är dock att både användare och ledning ganska snabbt ser fördelarna med att arbeta med dokument helt utifrån EzyFlex, men många uppskattar den mjuka övergången.

 

EzyFlex Dokumenthantering, egenskaper

  • EzyFlex främsta fördel är ordning och reda.
  • Samlar mallar, instruktioner, anvisningar och beskrivningar.
  • Du kan visuellt ta del av dokumenten i processer alternativt i handböcker.
  • Dokumenten visas i senaste version – äldre versioner hamnar i arkivet.
  • Dokumentansvarig, dokument-Id och giltighetstid, sökfunktion etc är exempel på andra funktioner

 

Vill du veta mer om hur EzyFlex utvecklats genom åren. Klicka här!

 

Kontakta oss och beskriv era behov, så berättar vi mer hur EzyFlex Dokumenthantering kan fungera i just er verksamhet.